Niet vergaderen om het vergaderen!
We hebben er met zijn allen nog al eens last van (ik heb er in ieder geval last van): vergaderen terwijl we niet precies weten waarover, hoe lang, wat de uitkomst zou moeten zijn enzovoort. Ik ben er mee gestopt; het is te belastend, te tijdrovend en ik word er gewoon niet blijer van.
Vergaderverzoeken
Het overkomt me meerdere malen in de week dat iemand een vergaderverzoek stuurt (dit is een van de dingen die Microsoft juist moeilijker had moeten maken) zonder dat ik weet waar we het over gaan hebben. Ik stuur tegenwoordig steevast een bericht terug dat ik eerst wil weten waar we over gaan praten. Als het antwoord is dat we dat wel tijdens de vergadering gaan bedenken accepteer ik het verzoek niet. Het is al best wel vaak gebeurd dat na een paar mailtjes en soms een telefoongesprek het onderwerp al besproken is en er geen vergadering meer nodig is. Ook is het me al een paar keer gebeurd dat ik niet degene ben naar wie ze op zoek zijn maar iemand anders. Weer een vergadering minder.
Terugkerende afspraken
Nog zo’n doorn in het oog: terugkerende afspraken in de agenda. Voor mij geldt hier de nieuwsbriefregel: Alleen een nieuwsbrief sturen als er nieuws is, niet nieuws maken omdat er een nieuwsbrief verstuurd moet worden. Dat is het omdraaien van noodzaak en gevolg (of middel zo je wil). Bila’s? Alleen als er iets te bespreken is en anders niet. En als je iets te bespreken hebt of te vragen: loop even naar de ander toe en wacht niet totdat er een afgesproken moment is. Als het belangrijk is is het belangrijk en zo niet dan niet. Door wat vaker bij het koffie-apparaat te gaan staan of door op verschillende werkplekken te gaan zitten zie en hoor je veel en deel je ook veel met anderen.
Conclusie
Volgens mij is een groot deel van de vergaderingen overbodig en zelfs contra-productief. Zeker in een omgeving waarbij we steeds meer plaats- en tijdstiponafhankelijk gaan werken is het fysiek bij elkaar komen aan een tafel wat mij betreft achterhaald. Heb je trouwens wel eens geprobeerd een afspraak te maken met 10 mensen in een omgeving waar flexwerken en parttime werken en thuiswerken normaal is?
